A Teleroute deve considerar alguns critérios antes de aceitar um caso. Estes critérios podem ser consultados nos Termos e Condições, e os mais importantes são:

• tanto a empresa que emite a factura em dívida como a que a recebe devem ser clientes da Teleroute;
• a oferta original foi encontrada na bolsa de cargas da Teleroute;
• a factura em dívida tem de estar atrasada 60 dias (no mínimo) relativamente à data de pagamento, mas não pode ultrapassar 1 ano;
• não podem verificar-se disputas relativamente ao trabalho;
• os vários documentos que suportem o caso devem ser transferidos para a Teleroute.

Os documentos que tenham de ser transferidos para a Teleroute no prazo de 2 semanas após a abertura do caso são:

• uma cópia da factura em dívida;
• uma cópia da ordem de transporte;
• uma cópia do CMR e
• uma cópia impressa da oferta (que prove que a factura está relacionada com uma oferta publicada originalmente pelo incumpridor na bolsa de cargas da Teleroute).

Descrição do processo

• Passo 1 “Iniciar o caso”: O consultor inicia um caso online ou contacta com a central de atenção ao cliente para iniciar o caso. A linha directa fornece uma ligação para uma página web que deve ser preenchida pelo queixoso.
   
• Passo 2 “Enviar os documentos comprovativos”: O consultador envia por fax todos os documentos necessários.
   
• Passo 3 “Validar o caso”: A Teleroute verifica se recebeu todos os documentos e se estes estão correctos, e se todos os critérios foram respeitados. Caso a validação seja bem-sucedida, é cobrada a taxa; em caso de rejeição, não é cobrada qualquer taxa e o consultador é informado de que o caso não pode prosseguir.
   
• Passo 4 “Gerir o caso”: Dependendo das características do caso, a Teleroute vai tomar uma série de acções relativamente ao incumpridor com a finalidade de chegar a um acordo com este no sentido do pagamento da factura.
   
• Passo 5 “Fechar o caso”: Quando o processo chegar ao final, o caso é fechado e o consultador é informado sobre o resultado. Um caso que esteja aberto há mais de 90 dias será automaticamente fechado.